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10 ferramentas de comunicação interna para simplificar seu processo

Por Thamara Araujo

28 setembro 2021 - 09:00 | Atualizado em 20 setembro 2021 - 14:30

Já dizia o comunicador Chacrinha: “quem não se comunica, se trumbica”. Na era da informação, a clareza e a boa comunicação em todos os campos são indispensáveis. Em organizações corporativas, a eficácia da comunicação interna pode fazer toda a diferença nos resultados finais da empresa. 

Você sabia que uma boa comunicação interna é fundamental para a manutenção da estabilidade no local de trabalho? Além disso, ela também consegue aumentar o engajamento e a produtividade da sua equipe.

Mesmo que não existam regras determinando qual a forma mais correta de realizar essa comunicação, já que cada empresa adota procedimentos distintos e suas equipes trabalham de maneira diversificada, é  possível conhecer e compreender os meios mais eficientes. Além disso, é importante mapear quais ações são capazes de facilitar o diálogo e promover o alinhamento entre seus colaboradores. 

Ao longo desse artigo, você vai entender o potencial das ferramentas de comunicação interna para as empresas e conhecer quais são as mais utilizadas dentro de um ambiente corporativo. 

Boa leitura! 

 

A estratégia da comunicação assertiva

Quando se fala em comunicação dentro de uma organização, muitas pessoas acreditam que essa estratégia deve ser direcionada apenas para o público externo, o consumidor final. Mas não é bem assim. 

Simplificar e otimizar a comunicação interna, ou seja, entre os colaboradores, é uma ótima estratégia para aumentar o engajamento e a produtividade dos profissionais. Tudo isso resulta em serviços e produtos de melhor qualidade, além de evitar problemas de desinformação. 

O austríaco Peter Drucker, considerado o pai do modelo administrativo moderno disse que, “60% de todos os problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação”. De acordo com pesquisa do Project Management Institute (PMI), aproximadamente 56% dos projetos das empresas acabam fracassando devido à falta de comunicação assertiva. 

Explorar de maneira inteligente as ferramentas de comunicação interna também ajuda a evitar a ‘Rádio Peão’ que, geralmente, tende a criar um clima de instabilidade e estresse no universo corporativo. 

Por exemplo, imagine um boato de demissão em massa circulando nos corredores de sua empresa. Caso a organização não utilize recursos para manter uma comunicação interna eficaz no local, as fofocas acabam tomando proporções colocando em risco a produtividade dos colaboradores. 

Em resumo, se a informação não veio de um canal oficial da empresa, então não é validada e não deve ser passada adiante pelas equipes.

Além de evitar prejuízos e perda de tempo, usar as ferramentas de comunicação interna adequadas pode garantir maior êxito no fluxo de mensagens. Para isso é importante que a organização conheça os objetivos da estratégia.

 

Quais os objetivos da comunicação interna

Um dos principais objetivos deste tipo de estratégia dentro de uma organização é o intercâmbio entre os colaboradores. A troca de conhecimentos e experiências entre diretores, proprietários e equipes fortalece a confiança do grupo e acelera o processo de aprendizado. 

Transmitir as ações da empresa para a equipe de trabalho também é um dos objetivos da comunicação interna. Para ter o engajamento do seu time é importante que ele receba as informações de forma clara e objetiva. 

O espírito de equipe dos colaboradores também fica mais acentuado. Um grupo de trabalho unido e que conhecem as metas da organização tende a se envolver com mais motivação durante a execução das tarefas. 

Consolidar regras e boas práticas de trabalho também são objetivos da comunicação interna. Todos os valores e a conduta ética da organização ficam claros e são compartilhados entre os profissionais. 

Você pode estar se perguntando agora: quais são as ferramentas de comunicação interna que devem ser utilizadas? Veja alguns exemplos. 

 

Quais ferramentas de comunicação interna utilizar?

Uma empresa deve analisar e pesquisar quais canais serão utilizados para a comunicação com seu público. Da mesma forma que é importante definir como “conversar” com seus clientes, conhecer as ferramentas adequadas para uma  comunicação ágil e assertiva com seus colaboradores também é relevante. 

1- Mural: o bom e velho mural de recados. Ferramenta simples, tradicional e ainda eficiente. Deve ser colocado em locais de alto fluxo de pessoas para ser visto frequentemente. 

2- Intranet: é a rede interna e corporativa da organização. Funciona como uma rede de internet, porém o acesso é permitido somente para os colaboradores. A principal função da Intranet é interligar os vários departamentos da empresa, tornando os processos mais ágeis e melhorando a produtividade. 

3- Caixa de sugestões: muito útil para colaboradores mais introspectivos que não querem dar sugestões em público. Serve para dar oportunidades a sugestões e ideias criativas que podem resolver dificuldades dentro da companhia.

4- Rede social corporativa: de todas as ferramentas de comunicação interna, essa opção é uma das mais recentes. Similar a uma rede social comum,  a rede social corporativa é uma espécie de intranet avançada. O Workplace é uma boa opção. 

5- Aplicativos Mobile: cada vez mais populares os aplicativos estão em todos os smartphones. A grande vantagem é a mobilidade oferecida. O app, pode ser levado para toda parte e informações de urgência, por exemplo, poderão ser transmitidas a qualquer momento com uma garantia maior de que serão recebidas.

6- Email: simples e ainda eficiente, o email é útil para aviso de imprevistos ou marcar reuniões.

7 – Reuniões: mesmo com toda a tecnologia disponível atualmente, o olho no olho ainda serve para certas ocasiões.

8- Newsletter: impressa ou digital, a newsletter terá um resumo de informações e notícias para os colaboradores. 

9- Manual do colaborador: as boas práticas adotadas pela empresa, funcionamento e benefícios oferecidos podem estar contidos no manual do colaborador. Útil principalmente para novos colaboradores. 

10- Videoconferência: funciona da mesma forma que as reuniões presenciais. A diferença é que ela pode ser usada nos casos em que um diretor ou gestor de equipe não esteja presente no mesmo local. Algumas das ferramentas mais utilizadas são o Skype e o Teams da Microsoft. 

Por fim, outra ferramenta que tem sido amplamente utilizada pelas empresas para realizar a comunicação interna é o chatbot. Saiba mais sobre essa tecnologia! 

 

Comunicação interna: as vantagens de usar o Chatbot 

Um software que funciona a base da inteligência artificial e aprendizado de máquina ou por meio do estabelecimento de diretrizes para conversar com uma pessoa da maneira mais natural possível. Basicamente, essa é a definição para o chatbot, um robô conversacional, como a Siri, da Apple, um dos exemplos mais conhecidos. 

No ambiente corporativo, um chatbot pode ser usado para automatizar tarefas repetitivas otimizando o tempo dos profissionais. 

Com a possibilidade de integrar a ferramenta em plataformas variadas, como no Whatsapp, o chatbot é uma das ferramentas de comunicação interna que têm sido adotadas pelas organizações para interagir com os profissionais. A tecnologia torna o atendimento ao colaborador mais simples, ágil e eficaz.  

Diferentes departamentos de uma companhia têm o relacionamento facilitado com o uso do chatbot integrado a softwares de troca de mensagens como o Slack e Workplace do Facebook.  

Ficou curioso e quer saber mais novidades sobre o uso de chatbots na estratégia de comunicação interna das empresas? Conheça a plataforma de comunicação People!

Por Thamara Araujo

28 setembro 2021 - 09:00 | Atualizado em 20 setembro 2021 - 14:30

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