Uma estratégia de comunicação interna eficaz é um aspecto crítico das operações diárias da sua organização. Pode haver práticas recomendadas e procedimentos em vigor para se comunicar bem com clientes, parceiros e até mesmo novos contratados em potencial. Mas o mesmo nível de cuidado aplicado a seus próprios colaboradores podem ajudar a construir o engajamento.

Compartilhar informações importantes mantém colaboradores informados, melhorando a qualidade das interações com clientes, fornecedores e parceiros. O que redunda em maior produtividade, além de aprimorar a comunicação interna da sua empresa.

Você tem ideia de como melhorar a sua comunicação interna? Se tem dúvidas, leia já este post.

Objetivos da comunicação interna

A comunicação interna visa o trabalho em conjunto e alinhado entre toda a equipe para alcançar os objetivos do negócio, ou seja, desenvolvimento de projetos específicos ou o próprio crescimento da empresa. 

Assim, ela assegura a interação entre todos os setores da empresa para que os colaboradores saibam qual é a realidade da organização e as estratégias definidas para o alcance das metas.  

Com isso, a sensação de pertencimento dos times cresce, resultando em vários benefícios. A comunicação interna transforma-se em uma grande ferramenta estratégica para o avanço da empresa, além de ser uma das táticas fundamentais para lidar com momentos de crise nos negócios.

Importância da comunicação interna na empresa

A comunicação no dia a dia é fundamental, principalmente no trabalho. Investir em boas ferramentas e práticas de comunicação interna pode reverter em muitos benefícios. Veja os principais:

1. Clima organizacional melhor

Um fator positivo é em relação ao ambiente de trabalho. Com uma comunicação clara e objetiva, é possível oferecer mais transparência nas atividades e evitar rumores e boatos que podem gerar conflitos entre o público interno.

Fora isso, um bom ambiente de trabalho contribui para a melhoria do clima organizacional e a motivação da equipe, elementos fundamentais para o sucesso e crescimento da empresa.

São fatores que ajudam muito na construção e no fortalecimento da marca empregadora, também conhecida como employer branding.

2. Diminuição da rotatividade

Quando se melhora a comunicação interna na organização, reduz-se muito a rotatividade nas equipes. Se os colaboradores estão mais alinhados em relação aos próprios objetivos não há necessidade de substituir profissionais.

Além disso, com a integração das equipes em torno de uma só mensagem, os pedidos de desligamento por ruídos na comunicação diminuem. Ao mesmo tempo, a comunicação interna facilita a integração de novos colaboradores, que já entram na organização com conhecimento sobre valores e objetivos, o que contribui para seu bom desempenho.

3. Agilidade nos processos

Com colaboradores integrados aos procedimentos e com os outros departamentos da empresa, os processos se tornam mais ágeis e eficientes. Isso contribui ainda para a tomada de decisões e a produtividade da equipe.

Dicas para melhorar a comunicação interna 

Diante dos benefícios citados acima, como melhorar a comunicação interna da sua empresa? De início, foque nas 5 estratégias a seguir:

1. Centralize a comunicação

Um dos maiores problemas de comunicação interna nas organizações é a falta de gestão das informações. É preciso centralizar e proteger todos os dados importantes. 

Fazer a gestão do conhecimento com todas as informações centralizadas no mesmo local, como numa plataforma na nuvem, é uma das melhores diretrizes para melhorar a comunicação interna. 

Com o acesso facilitado aos dados, quando os colaboradores atendem um cliente já lançam a informação no sistema, que atualiza automaticamente. Se utilizarem outros meios, há o risco de retrabalho, atrasos e prejuízos.

2. Seja transparente na comunicação

A transparência na comunicação cria confiança entre os colaboradores e as lideranças, melhorando o engajamento e o desempenho. Sem a transparência dos líderes, os colaboradores podem se sentir inseguros sobre o futuro e confusos sobre suas funções e o raciocínio por trás das principais estratégias ou decisões.

Por isso, algumas ações facilitam a comunicação interna: 

• Comunique-se regularmente com seus colaboradores por meio de atualizações por escrito, seja com memorandos ou boletins informativos, ou através de reuniões trimestrais;
• Documente os processos e operações da empresa e divulgue a todos os colaboradores; 
• Comemore os sucessos da empresa e reconheça-os quando cometer erros.

Transparência tem a ver com honestidade e respeito. Liderando com transparência, os colaboradores reagem com maior engajamento e comunicação mais eficaz.

3. Incentive o compartilhamento de informações

Adote uma plataforma on-line para compartilhamento de conhecimento. Os colaboradores provavelmente estão lendo sobre as notícias e tendências do setor regularmente, portanto, ofereça-lhes um lugar para compartilhar essas informações. 

Ao ter a oportunidade de mostrar o que sabem, os colaboradores ficarão ansiosos para continuar envolvidos nessa empreitada. Isso não apenas criará mais energia e propósito por trás da comunicação, mas o compartilhamento de percepções valiosas será útil para os negócios.

4. Implemente canais estratégicos de comunicação interna

Hoje, à medida que mais colaboradores trabalham remotamente e as empresas operam em locais de trabalho distribuídos, a tecnologia é uma solução de comunicação cada vez mais importante. 

Algumas ferramentas, como a intranet e sistemas de atendimento, facilitam o processo de captação de clientes e de entrega do melhor serviço.

5. Uso de chatbots na comunicação interna

Uma tendência que vem crescendo nas empresas é o uso de plataformas de chatbots para melhorar a comunicação interna. Um chatbot é uma ferramenta utilizada na comunicação que se relaciona com as pessoas de forma automatizada, em plataformas digitais e conversas predefinidas. Por meio da ferramenta, as conversas são as mais natural possíveis.

Por exemplo, aplicada ao endomarketing, a ferramenta pode proporcionar uma comunicação mais direta e facilitada entre a organização e os seus colaboradores.

As possibilidades que um chatbot oferece na comunicação interna são inúmeras. Os chatbots podem ser usados pelo setor de RH para várias funções como tirar dúvidas sobre a empresa de colaboradores novos. 

Além disso, os bots respondem dúvidas costumeiras de colaboradores, como informações e agendamentos de férias, horas extras, registros de pontos, solicitação de benefícios.

No help desk tem também grande utilização. Tanto para agendar um conserto, a troca ou um novo equipamento, quanto solicitar o bloqueio ou desbloqueio de um acesso, o chatbot pode fazer isso a qualquer hora, pois funciona em regime 24×7. Com isso, a equipe de Service Desk pode focar na resolução da demanda com agilidade.

Diversas áreas da empresa podem se beneficiar da agilidade que o chatbot imprime na comunicação interna. Por isso, é fundamental que os gestores apostem nesta nova ferramenta, que pode otimizar o trabalho na organização e fazer com ela esteja sempre um passo à frente da concorrência.

Agora que você entende a importância da comunicação interna, conheça a plataforma de comunicação PEOPLE, da Cedro Technologies.