Você já ouviu falar algo sobre assistente virtual inteligente? Com o avanço da tecnologia nos últimos anos, a forma como as empresas trabalham e se relacionam com o seu público mudou.  

E, dentre as novas ferramentas que surgiram a partir disso, um dos destaques é a assistente virtual, que passou a ser integrada nas estratégias de comunicação, marketing e vendas. 

Quer saber mais? Acompanhe este conteúdo até o final!

O que é uma assistente virtual e para que serve?

“O” ou “a” assistente virtual é uma espécie de representante digital ou secretário remoto, responsável por executar tarefas administrativas, facilitando a comunicação de empresas e organizações em seus sites, sendo um gargalo para o atendimento.

Algumas das principais funções desenvolvidas pelo assistente virtual na organização do trabalho são: 

• Atendimento automatizado ao cliente; 
• Reservas on-line; 
• Geração de relatórios; 
• Vendedor Virtual; 
• Organização de arquivos digitais; 
• Gestão de correio eletrônico;
• Processamento de texto. 

Assistente virtual inteligente ou chatbot? 

Entender o que é uma assistente virtual e o que é um chatbot é fundamental para não haver confusão na hora de contratar um software para auxiliar no atendimento ao cliente da sua empresa.

Uma assistente virtual inteligente é um software que responde a comandos de voz, como, por exemplo, a Siri da Apple, a Alexa da Amazon, o Assistente do Google, dentre outros. Já um chatbot é um software capaz de dialogar com um usuário humano em linguagem natural por meio da inteligência artificial ou diretrizes pré-programadas, dentro de aplicativos de mensagens, sites e outras plataformas digitais. 

Ambos os softwares são conversacionais, e utilizam principalmente da inteligência artificial para interagirem com os usuários. Outra característica semelhante é que ambas ferramentas automatizam os processos de comunicação com os clientes, tornando o atendimento mais ágil, dinâmico e assertivo.

A principal diferença entre eles é a maneira que o usuário interage com a ferramenta. Enquanto o chatbot interage com os usuários por meio de mensagens, a assistente virtual inteligente utiliza principalmente o comando de voz para responder aos questionamentos.

Confira também: “Chatbot para atendimento: porque usar e seus benefícios”. 

Por que ter uma assistente virtual? 

Uma assistente virtual é um recurso tecnológico que apresenta um ótimo custo-benefício. Isso porque ela pode ser programada para efetuar diversas atividades e em setores diferentes.

No atendimento, por exemplo, ela fornece agilidade, soluciona problemas menos complexos sem a necessidade de interferência humana e fica disponível 24h por dia, 7 dias da semana.  

Na área de marketing e vendas, a assistente virtual pode desempenhar outras tarefas, como realizar abordagem proativa, coletar dados relevantes para que as campanhas sejam melhor direcionadas, repassar leads quentes aos vendedores, dentre outras funções. 

Além disso, ela também pode ser muito bem aproveitada pelo setor de RH, que pode programá-la para responder dúvidas frequentes dos colaboradores, compartilhar avisos e formulários.  

Outro ponto a se destacar é que a assistente virtual pode ser integrada a diversos canais de comunicação, como WhatsApp, Messenger, Telegram ou o próprio app da sua empresa.  

Ou seja, ela consegue otimizar e automatizar muitas tarefas repetitivas, independentemente do setor ou do canal, permitindo que sua equipe foque em questões mais estratégicas e essenciais para a expansão do negócio.  

Leia também: “Centralização de canais de atendimento: por que e como fazer?”. 

Como criar uma assistente virtual? 

Para que a sua assistente virtual represente bem a sua marca e seja de fato eficiente, é necessário a elaboração de um planejamento para que ela esteja corretamente alinhada aos objetivos da empresa. 

Pensando nisso, separamos 5 dicas para que a sua assistente virtual seja totalmente capaz de otimizar a performance do seu negócio. Acompanhe a seguir! 

#1 Defina um objetivo 

O primeiro passo para criar uma assistente virtual é definir para qual objetivo ela será usada.  

Isso porque, dependendo da função designada a ela, será preciso elaborar uma estratégia diferente.  

Por exemplo, se a principal atividade da assistente virtual for o atendimento ao cliente, seus diálogos e modo de atuar serão completamente diferentes das formas de outra direcionada para área de vendas.

As informações que ela irá aprender, coletar e as interações são completamente diversas  dependendo da sua funcionalidade. 

#2 Entenda seu público 

Para que a interação entre o cliente e a assistente virtual seja assertiva, é extremamente importante entender como seu público se comunica e quais canais são os preferidos para entrar em contato.

Até porque um dos objetivos principais dessa ferramenta é melhorar a experiência e a satisfação do cliente.  

Para isso, é preciso compreender a fundo as expectativas dos seus consumidores em relação ao relacionamento entre eles e a sua marca.

#3 Estabeleça o modo de se comunicar

Assim como entender as expectativas do público, é importante definir o tom de voz, a linguagem – que deve ser a mais natural possível – e como a assistente virtual vai se comunicar. 

Esses fatores são essenciais porque serão os responsáveis por gerar uma proximidade maior entre a assistente e os clientes, gerando uma experiência rica, que exceda expectativas e fortaleça o relacionamento entre o público e a marca.

Além disso, ao utilizar uma linguagem mais natural e menos robótica, dezenas de situações que poderiam travar a conversa ou gerar desentendimentos e falhas de comunicação são evitadas.  

Inclusive, vale ressaltar que, apesar de as pessoas terem consciência de que estão se comunicando com uma assistente virtual, elas esperam ser compreendidas e terem seus problemas resolvidos do mesmo modo.

#4 Estruture as conversas

Nesta etapa, é preciso esboçar como serão as conversas entre a assistente virtual e o usuário. Pois, apesar de algumas serem aprimoradas com Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning, ainda é preciso criar roteiros iniciais de interação.

Para isso, crie simulações de diálogos que serão abordados pela assistente referente à área onde ela vai atuar. Nesse sentido, tente pensar em todas as conversas que possam ser criadas, inclusive, até as mais improváveis para que o cliente não fique sem resolução ou para que a conversa não trave.

Até porque a assistente virtual não possui a capacidade de improvisar ou entender nas entrelinhas. Portanto, mapear todas as interações é essencial para fornecer uma boa experiência ao cliente.  

#5 Monitore os dados

Mesmo após você ter finalizado todas as etapas mencionadas para a criação da sua assistente virtual, ainda é extremamente necessário continuar monitorando periodicamente todos os diálogos e dados coletados, pois essas informações são muito valiosas para o seu negócio.

Nesse sentido, ao acompanhar as conversas, será possível detectar pontos de melhorias e até mesmo situações que não foram previstas e podem prejudicar a satisfação do cliente.

Em relação aos dados coletados, eles são fundamentais para identificar o perfil de cada cliente, aprender sobre seus gostos, desejos, periodicidade de compra, dentre outros fatores que podem auxiliar a aprimorar a sua experiência.

Além disso, ao monitorar as interações da sua assistente virtual, você consegue obter insights de oportunidades que ainda não foram percebidas, principalmente se a plataforma escolhida fornecer relatórios para a realização de uma análise.

Como ter uma assistente virtual para a sua empresa? 

Agora que você já conhece todas as vantagens de ter e criar uma assistente virtual, aproveite para conhecer mais sobre nossa plataforma de comunicação PEOPLE. Não deixe de conferir também em nosso blog outros conteúdos sobre atendimento. Temos certeza que você irá gostar!