Você usa as melhores ferramentas de comunicação interna na sua empresa? É interessante pensar nisso se quiser garantir que os meios de contato de sua organização tragam os resultados esperados. 

Sendo assim, veja neste artigo, qual é a importância de usar ferramentas digitais que facilitem a comunicação interna? Quais são as opções disponíveis no mercado atual? De que forma o chatbot pode ajudar na manutenção do contato interno? 

Boa leitura!

Por que é importante adotar ferramentas de comunicação interna?

A comunicação interna é essencial para garantir o bom andamento das tarefas e o alinhamento de ideias entre a gestão e a equipe. Por isso, é importante adotar estratégias que facilitem o contato entre os membros do time. 

Só para exemplificar, o diálogo adequado é fundamental para a manutenção dos seguintes aspectos:

• • Motivação e engajamento: ao se comunicar regularmente com cada integrante da equipe, o gestor é capaz de conhecer melhor o funcionário como pessoa e identificar quais são os fatores motivacionais que mantém o colaborador engajado com o serviço;
  • Clima organizacional: por meio da conversa com os integrantes dos times, é possível descobrir a ocorrência de conflitos internos e outras insatisfações com o ambiente ou colegas de trabalho;
  • Produtividade: nesse caso, a comunicação sem falhas evita que ocorram interrupções desnecessárias durante o andamento dos processos;
  • Desenvolvimento profissional: um dos objetivos da gestão de pessoas é proporcionar o desenvolvimento profissional do colaborador, por isso é necessário buscar meios de sempre dar feedbacks tanto negativos como positivos;
  • Employer Branding: o nome da marca empregadora pode ser fortalecido, utilizando técnicas de endomarketing durante o contato com os funcionários. 

No entanto, manter um diálogo constante pode ser difícil, principalmente, para empresas maiores ou as que trabalham em regime home office. Nesse sentido, usar ferramentas de comunicação interna é um meio de assegurar que a falta de contato não seja um problema para a organização. 

Quais são as opções de ferramentas de comunicação interna disponíveis hoje?

Atualmente, há diversas ferramentas digitais que servem para facilitar a comunicação interna empresarial. Entre essas, é válido citar:

• Intranet: é um sistema de uso restrito aos funcionários da empresa, sendo necessário fazer login para ter acesso às informações. É um ótimo método da organização, disponibilizar dados para os colaboradores;
• Mural de recados: pode ser aplicado dentro da intranet ou outras ferramentas, é uma parte em destaque com lembretes relevantes;
• E-mail: ferramenta que facilita o diálogo da marca com os colaboradores. Uma opção é enviar newsletters como tática de endomarketing, ofertando conteúdos que ajudem a melhorar as competências dos profissionais e/ou que destaque as ações da empresa internamente ou no mercado.

Além desses recursos tecnológicos, é interessante destacar outras ferramentas de comunicação que auxiliam diretamente na gestão de pessoas, melhorando a integração entre os membros de um time específico. Por exemplo:

• • Teams: permite a realização de chats e videochamadas em tempo real, além de possibilitar a edição de documentos simultaneamente. 
  • Google Meet: plataforma de videoconferência, disponibiliza o acesso diretamente por meio do navegador, bastando fazer login em uma conta do Google. Além disso, é útil para agendar reuniões e enviar lembretes de confirmação por e-mail.
  • Zoom: outro aplicativo para realização de videoconferências, cuja vantagem é permitir reuniões com maior número de participantes. Também possui o recurso de “levantar a mão” para que o indivíduo possa sinalizar que deseja falar e a divisão de salas simultâneas. 
  • Workplace: é uma ferramenta criada pelo grupo Meta (antigo Facebook), a ideia é garantir que grupos on-line de funcionários consigam trocar mensagens, notícias e efetuar videochamadas;
  • Slack: é uma plataforma de comunicação que permite a criação de canais, em que um conteúdo é entregue a todos integrantes, mas também facilita o envio de mensagens individuais. Vale destacar que o Slack tem o recurso de silenciar notificações, para que o colaborador não as receba fora do horário de expediente;
  • WhatsApp: o aplicativo de mensagens instantâneas pode ser adaptado para a comunicação interna. Nesse sentido, uma alternativa é criar grupos para que cada equipe possa compartilhar insights. 

Portanto, existem diversas opções de ferramentas de comunicação interna disponíveis no mercado, sendo necessário avaliar a realidade da empresa e os objetivos para fazer a escolha adequada. 

Além disso, também é útil considerar a possibilidade de implementar um chatbot ao método escolhido. Saiba mais sobre isso no próximo tópico. 

Como o chatbot pode ajudar a melhorar a comunicação interna?

A integração dos chatbots com plataformas de comunicação interna é uma excelente forma de otimizar o atendimento, já que o uso desse mecanismo tecnológico ajuda as equipes de RH a lidar com grandes demandas de atendimento, sem perder o foco de outras atividades importantes. 

Veja 3 exemplos de como os chatbots podem ser aplicados durante o contato do dia a dia de trabalho. 

1- Atualização de dados

Em primeiro lugar, os robôs de atendimento tornam o processo de atualização dos dados cadastral mais dinâmico. Afinal, de tempo em tempos, o setor de RH precisa confirmar se há alguma atualização que deva ser incluída no sistema. 

Porém, fazer essa investigação de forma manual, falando com cada funcionário individualmente é algo muito burocrático e demorado, desviando o tempo dos gestores de outras tarefas. Assim, investir em um chatbot para automatizar esse serviço é um meio de garantir mais agilidade. 

2- Pesquisas internas

Outra situação em que é útil contar com a ajuda dos chatbots é durante a realização de pesquisas internas. É possível deixar a ferramenta programada para receber, por exemplo, reclamações de funcionários que demonstrem queda no clima organizacional. 

3- Solução de dúvidas

Por último, os chatbots evitam a  sobrecarga de solicitações para os funcionários do RH, o que poderia gerar excesso de estresse e diminuição da produtividade no departamento. Existe a possibilidade de programar o robô para funcionar como FAQ (Frequently Asked Questions), respondendo às dúvidas mais comuns. 

Além disso, os colaboradores da empresa podem ter dificuldades quanto ao uso de equipamentos técnicos. Nesse aspecto, os chatbots também podem auxiliar a equipe de TI, resolvendo questões mais simples do suporte técnico. 

Em resumo, a comunicação interna é importante para garantir a experiência positiva dos colaboradores e um bom ritmo de produtividade. No mercado, há diferentes ferramentas que auxiliam na manutenção do diálogo empresarial, sendo útil acrescentar a alguns desses recursos as funcionalidades do chatbot para otimizar o atendimento interno. 

Se você está pensando em adotar uma ferramenta que ofereça todos estes recursos, venha conhecer a Plataforma de comunicação, PEOPLE?